Give us a like and we'll keep you in the loop.

We use cookies

We use cookies and other tracking technologies to improve your browsing experience on our website, to show you personalized content and targeted ads, to analyze our website traffic, and to understand where our visitors are coming from. By browsing our website, you consent to our use of cookies and other tracking technologies.
Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Achter de schermen bij Act!events

Act!events staat bekend voor zijn werk met grote merken zoals Coca Cola, H&M, Proximus en zoveel meer. Met deze grote namen als klant, weten ze wel van aanpakken! Ik kreeg het genoegen om de manager van Act!events, Stefan Czerwatiuk, te interviewen. Hij vertelt ons met veel plezier meer over zichzelf, zijn bedrijf en zijn team.

Dare to Act

Stefan Czerwatiuk: “Act!events is een professioneel evenementenbureau dat in 2000 door mezelf werd opgericht. Sindsdien zijn we gegroeid tot de top van de sector. Zo staan we bijvoorbeeld elk jaar in de top 4 van de meest gewaardeerde evenementenbureaus in België volgens een jaarlijkse, nationale enquête bij Event Managers.

“Act!events differentieert zich in de markt vooral met onze originele concepten en aanpak waarbij we tot in detail meedenken met onze klant en de evenementen custom-made maken. Wij hebben geen vaste concepten of formules die we bij wijze van spreken uit een schuif kunnen halen en gewoon een andere naam op kleven. Dat is een zware verantwoordelijkheid. Met een ‘one-shot’ scoren is veel makkelijker dan keer op keer blijven verrassen en origineel uit de hoek komen. Het feit dat sommige van onze klanten al meer dan 10 jaar voor ons kiezen, is voor ons het mooiste bewijs dat we hier elke keer opnieuw in slagen.

by Tom Bellens
by Tom Bellens

“We staan er ook om bekend om met een langetermijnvisie te werken en inhoudelijk sterk te staan. We beperken ons zeker niet alleen tot de logistieke organisatie maar werken samen met de klant om ook de inhoud op de juiste manier over te brengen. Soms worden er bijvoorbeeld interne evenementen georganiseerd omdat 2 bedrijven samenvloeien, waarbij al dan niet ontslagen gevallen zijn. Dit zijn delicate onderwerpen waarbij de toon van het evenement zeer belangrijk is. Dan begeleiden we onze klanten ook waarbij we duidelijk maken dat het evenement onderdeel zou kunnen zijn van een langer proces en geven we aan op welke manier de draagwijdte van het evenement verbreed kan worden en welke stappen men nog kan nemen om de doelstelling te behalen. Onze communicatiepoot is met de jaren groter en groter geworden en omdat we steeds meer vragen kregen voor communicatie die niet direct eventgerelateerd waren, hebben we in 2010 het communicatiebureau Wisenose opgericht. Dit is een zusterbedrijf van Act!events en beide kunnen dus in bepaalde gevallen samenwerken voor events en de communicatie daarvoor, maar werken ook onafhankelijk van elkaar.”

Heeft u een bepaalde doelgroep die u wilt bereiken? Hoe spreekt u hen aan?

Stefan Czerwatiuk: “Act!events richt zich voornamelijk tot de B2B markt, onze klanten zijn dus bedrijven. Als we toch eens een privé-evenement organiseren, zoals een trouwfeest, dan doen we dit eigenlijk alleen op een specifieke vraag en dan is het ook voor een van onze bestaande klanten.
“Onze eerste doelgroep zijn dan ook bedrijven. We kunnen eigenlijk moeilijk een lijn trekken van welk type bedrijven want onze klantenlijst is heel divers en beslaat heel wat verschillende sectoren zoals de Vlaamse Overheid, Telenet, Colruyt, UZ Gent, Media Markt, Barco, Samsonite, …
“Binnen deze bedrijven is onze contactpersoon vaak lid van het marketing en/of eventteam, maar we kunnen net zo goed rechtstreeks voor andere afdelingen werken. Bij Telenet werken we bijvoorbeeld specifiek voor de HR-afdeling en organiseren we hun jobevents. Bij Samsonite werken we dan weer rechtstreeks voor de CEO en zijn directie-assistente. De juiste contactpersoon vinden bij elk bedrijf is vaak een grote uitdaging!
“Sinds de oprichting heeft Act!events eigenlijk vooral voor grote multinationals gewerkt. Dat is niet evident want normaal gezien is het omgekeerd en begin je klein om dan door te groeien naar de grote bedrijven. 
“De KMO-markt is in mindere mate een doelgroep voor Act!events Er is dan ook een groot verschil tussen werken voor een multinational en een KMO. De budgetten zijn natuurlijk van een ander niveau maar ook de manier van werken en de ervaring van de klant op gebied van communicatie en evenementen. Er is meer duiding nodig en meer uitleg over waarom iets wel of niet werkt. Bovendien hebben KMO’s nu eenmaal minder nood aan grote evenementen en doen ze veel meer zelf als er iets georganiseerd moet worden.”

Maakt u gebruik van social media? Promoot u Act! Events ook via andere platformen?

logo Act!events

Stefan Czerwatiuk: “Act!events maakt zeker gebruik van social media, met name Facebook. Dit is een belangrijke tool om ons netwerk te vergroten en niet alleen bekend te zijn binnen de sector. Niet iedereen die ons op Facebook volgt, zal een evenement organiseren maar als ze in de toekomst van job veranderen of een collega overhoren dat ze een evenementenbureau zoeken, willen we dat Act!events ook aangeraden wordt of dat we niet uit het geheugen verdwijnen. Onze Facebook strategie is er dan ook op gericht om enerzijds te informeren en te tonen wat Act!events kan doen en anderzijds gebruiken we het ook als imagoprofilering. Door bijvoorbeeld leuke tekstjes, foto’s en filmpjes toon je de dynamiek die je als evenementenbureau moet uitstralen en bovendien geeft het ons de kans om te tonen dat we soms heel grote evenementen organiseren maar soms ook heel kleine. Dat is voor ons een belangrijk element omdat mogelijke klanten soms overdonderd raken door de grootse events en vrezen dat we te groot voor hen zijn.
Social media heeft een push-effect, wij gaan rechtstreeks naar de ontvanger toe met ons nieuws, we moeten niet wachten tot zij op onze website gaan kijken bijvoorbeeld om iets nieuw te kunnen meedelen. Het is belangrijk voor ons om up-to-date te zijn en in realtime, rechtstreeks te kunnen communiceren. Facebook is daarvoor natuurlijk een belangrijk kanaal.
“Natuurlijk hebben we naast Facebook en onze website nog andere kanalen waarmee we Act!events in de kijker zetten. Zo adverteren we vijfmaal per jaar in Experience, een belangrijk magazine dat gericht is naar de eventsector en adverteerders. Hierbij zorgen we telkens voor een unieke advertentie die in het oog springt, met nieuw materiaal en een originele inslag.
“Ook online werken we aan onze visibiliteit via nieuwsberichten die via Eventnews verstuurd worden, een eigen pagina op de zoekmachine Eventonline die speciaal gericht is naar de eventsector en een eigen pagina bij Trendstop. Ook via Google Adwords en SEO verhogen we de traffic naar onze website.
“Naast die algemene communicatie zijn gerichte prospectie-acties voor ons een belangrijke manier om Act!events in de kijker te zetten. Hiermee bedoel ik dat we proactief waardevolle prospects gaan zoeken die we rechtstreeks en persoonlijk benaderen. We sturen dan bijvoorbeeld een leuk doosje met een opvallend en gepersonaliseerd voorwerp erin naar een mogelijke klant en verwerken in de communicatie die erbij hoort een leuke slogan die inspeelt op de USP’s van Act!events. Uiteraard is opvolging hierbij een belangrijk aspect en moet er tijd geïnvesteerd worden in het persoonlijk opvolgen van elke actie en elke persoon die bereikt wordt. Het is vooral de persoonlijke aanpak en originaliteit die ervoor zorgt dat je in het geheugen blijft hangen.”

Er kan altijd wel iets fout gaan in uw bedrijf of misschien met een evenement. Hebben jullie een crisiscommunicatieplan? Hebben jullie dit al ooit in werking moeten zetten?

Once you stop improving, you stop being great

Stefan Czerwatiuk: “Allereerst, onze filosofie is dat een evenement op voorhand georganiseerd wordt. Tijdens de opbouw, afbouw en het evenement zelf, is het vooral een kwestie van coördineren en controleren. Als er op die momenten cruciale zaken mislopen, is de effectieve organisatie niet geslaagd. Ik kan eerlijk zeggen dat we ons nog nooit in zo’n situatie hebben bevonden. Uiteraard kunnen er ondanks alle voorbereidingen altijd onvoorziene omstandigheden de kop opsteken: last-minute veranderingen of een spreker die te laat is. Is dat echter een crisis? Nee, dat zijn zaken die bij het vak horen en waarop je je zo goed mogelijk moet voorbereiden en snel op moet kunnen reageren. Koelbloedigheid en rationeel denken zijn dan cruciaal!
“Zeker in de huidige tijden is de veiligheid en het welzijn van de gasten tijdens een evenement belangrijker dan ooit. Vooral bij grotere en publieke evenementen is het belang van een doordachte veiligheids- en mobiliteitsaanpak groot. Daarvoor wordt dan een risicoanalyse, veiligheids- en mobiliteitsplan en evacuatieplan opgemaakt.
“Eén voorbeeld dat ik kan geven rond crisiscommunicatie is het ‘Voeten in de sluis-event’, een grootschalig 2-daags evenement waarbij het grote publiek gedurende 2 dagen een bezoek kon brengen aan de Kieldrechtsluis. Er werden 30.000 bezoekers verwacht maar uiteindelijk ontvingen we maar liefst 45.000 gasten. Het grote succes van het evenement zorgde ervoor dat we vanuit het commandocentrum de nodige maatregelen in werking moesten zetten, om de veiligheid van alle bezoekers te blijven garanderen. Het team van Wisenose heeft dan via de kanalen die we ter beschikking hadden zoals pers, social media, en digitale schermen, de bezoekers constant geïnformeerd rond de stand van zaken en wijzigingen in het schema. Snelle en duidelijke communicatie is op zo’n momenten cruciaal!”

Ten slotte, heeft Act! Events bepaalde doelen in de toekomst? Op vlak van communicatie of voor het bedrijf in het algemeen?

Stefan Czerwatiuk: “Ondanks het feit dat Act!events ondertussen al 16 jaar bestaat, zijn we zeker niet aan het uitbollen! Eén van mijn motto’s is altijd al geweest “once you stop improving, you stop being great”. Stilstaan is achteruitgaan dus in deze sector, net zoals in zovele andere, is een toekomstvisie cruciaal. Zowel bij Act!events als bij Wisenose blijven we nog elke dag werken aan onze groei en kennis. Je mag namelijk nooit ervan uitgaan dat je alles al weet, want dan sluit je je af voor nieuwe opportuniteiten én wijzigingen in de markt.
“Iets waar we continue aan werken is om onze vinger op de pols te houden van innovatieve technieken, concepten en eye-catchers. Dit is niet alleen iets waarop we extern focussen door bijvoorbeeld vakbeurzen te bezoeken of nieuwe leveranciers te zoeken, maar zeker ook intern. Creativiteit is een belangrijk aspect van onze filosofie en iets waar we constant mee bezig zijn. Zo gebruiken we bijvoorbeeld steeds nieuwe methoden om onze brainstorms te optimaliseren.
Een andere algemene doelstelling is een uitbreiding van ons team en klantenbestand. Wij werken voor onze klanten steeds met een SPOC, een Single Point Of Contact. Dit betekent dat elk van onze Project Managers het rechtstreekse contactpersoon is voor zijn/haar klanten, voor elk van diens evenementen. De groei van Act!events is dan ook gelinkt aan onze communicatie. Doelgerichte prospectie is een belangrijke activiteit omdat we zo op een persoonlijke manier mogelijke klanten laten kennismaken met Act!events. Deze prospectie-inspanningen op een originele manier verder uitbreiden, is iets waarin we gaan blijven investeren.”