Give us a like and we'll keep you in the loop.

We use cookies

We use cookies and other tracking technologies to improve your browsing experience on our website, to show you personalized content and targeted ads, to analyze our website traffic, and to understand where our visitors are coming from. By browsing our website, you consent to our use of cookies and other tracking technologies.
Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Festivak: Hotspot in de evenementenbranche

Op 7 november kreeg ik samen met mijn PXL-medestudenten van de Masterclass Event de kans om Festivak te bezoeken. Een vakbeurs in Mechelen voor mensen uit de evenementenbranche. Dit was een unieke kans om te netwerken. Een unieke kans om veel te leren van echte toppers uit het vak.

Lezingen

Op de vakbeurs waren vele bedrijven aanwezig met een stand. Er vonden ook zéér interessante lezingen plaats over onderwerpen gerelateerd aan de evenementenwereld. Ik heb een viertal lezingen bijgewoond. Een van de lezingen ging over de screening van personen bij grote evenementen van Wauter Van Laethem. De tweede lezing ging over crowd science en evacuatiestrategieën, deze lezing werd verteld door Bert Bruyninckx. De lezing over Start To Sleep ging over goed slapen met onregelmatige werkuren. Ik was verrast over de dingen die Annelies Smolders vertelde. Ik heb zelfs enkele tips & tricks geleerd om beter te kunnen slapen. Uit de lezing van Kurt Cosijns over sponsorwerving voor organisatoren van events heb ik het meeste geleerd.

Tips & tricks sponsorwerving

Kurt Cosijns, een sponsormanager met reeds 10 jaar ervaring in marketingcommunicatie vertelde over de huidige sponsorproblematiek. Er is een groot probleem omdat er te weinig middelen zijn en een tekort aan subsidies in alle sectoren. Ook is sponsorwerving een tijdrovend proces waardoor het vaak niet goed uitgevoerd wordt.

Safety net

De redenen dat men sponsoring vaak inzet is omdat er risico’s verbonden zijn aan het organiseren van een event. Men weet meestal niet op voorhand hoeveel een event zal opbrengen. Zo kan bijvoorbeeld een ticketverkoop veel minder goed verlopen dan gehoopt. Sponsoring heeft veelal een functie al opvangnet.

Als we de opbrengsten van een bestaand event weergeven op een diagram wordt duidelijk dat in de meeste gevallen 40% van de inkomsten komen uit ticketverkoop, 30% uit food- en dranktickets en 25% uit één of verschillende sponsorships. Bij een nieuw event omvatten de inkomsten van de ticketverkoop en de verkoop van food-en drinktickets beide 25% procent en omvatten sponsorships maar liefst 50% van de inkomsten.

Drijfveren van sponsors

Kurt Cosijns licht de 6 voornaamste redenen toe waarom iemand aan sponsoring doet. De meest voor de hand liggende is natuurlijk merkvisibiliteit. Hierop volgt het verhogen van merkloyaliteit, het versterken of vernieuwen van het imago en het doen stijgen van de verkoop. Tot slot doen sponsors het ook omdat ze hun klanten willen entertainen en de bestaande content willen versterken door middel van een evenement.

Keep it simple

Sponsorwerving werkt via het see, think, do, care model. Eerst bepaal je de doelgroep en dan ga je op zoek naar een betrouwbare netwerker. Ongeveer één jaar voor het evenement plaatsvind moet aan sponsorwerving gedaan worden. Het sponsorvoorstel moet 9 maanden op voorhand op tafel liggen. Gemiddeld 99% van de ontvangen sponsorvoorstellen blijven onbeantwoord.

Je gaat op zoek naar een sponsor en hebt een sponsordossier bij de hand. Hier in omschrijf je het evenement, het doelpubliek, het programma van het evenement, de datum en de prijs. De zin die je bij sponsorwerving in het achterhoofd moet houden is ‘Keep it simple’

De hoofdzondes

De lezing werd interessant afgesloten met de meest gemaakte fouten bij sponsorwerving. Op nummer één staat het feit dat veel organisaties hier te laat mee beginnen. Ook het niet voorzien van een digitaal marketingplan of een voorstel waarin enkel merkvisibiliteit als return staat aangeboden komt te veel voor. Je evenement moet een duidelijke link hebben met de organisatie die je benaderd en maak geen te grote beloftes. Een belangrijke fout die regelmatig gemaakt wordt is het mondeling maken van overeenkomsten en deze niet officieel op papier te plaatsen. Hierdoor loop je het risico dat sponsors zich niet aan de afspraken houden.

It’s a must!

Wat mij bij blijft is dat een evenement organiseren zonder sponsoring quasi onmogelijk is. Ik heb veel geleerd van Kurt Cosijns, een man uit het vak die mij enkele kneepjes van het sponsoren heeft bijgebracht. Je evenement staat of valt met goede sponsoring. Deze informatie hoop ik snel in de realiteit te kunnen toepassen.

This article was originally published on @lenkareynders