Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

"Het zit hem in de details!"

Olivier Boyen, organisator in hart en nieren. Hij heeft zijn eigen transportfirma, runt een productiehuis en organiseerde verschillende grote evenementen. Hoe krijgt hij het allemaal voor elkaar? Ik kreeg de kans voor een interessant gesprek met een heldere kijk op het organiseren van succesvolle evenementen.

Olivier Boyen: “Het productiehuis Grasvreters is toevallig ontstaan. Nog voor Grasvreters het licht zag, kwam Stef Wijnants, een van mijn beste vrienden met het idee om een theatershow te doen rond sport. We wilden een theatershow maken, maar niet zelf regisseren. Althans, dat was de bedoeling. Zo kwamen we in contact met een boekingskantoor dat alle ervaring had. Brute pech, want het boekingskantoor was al voor dat jaar helemaal volgeboekt. We zaten dus met een probleem. Totdat datzelfde boekingskantoor met het idee kwam om ons zelf de productie te leiden. Zo begon ons verhaal. We kregen natuurlijk wel ondersteuning maar de input kwam volledig van ons zelf. Het idee van de theatershow bleek bij veel mensen aan te slaan. We kregen ontzettend veel aanvragen. Oorspronkelijk waren er 15 voorstellingen gepland. Maar dit zijn er uiteindelijk 52 geworden, verspreid over 6 maanden. Dit is een enorm getal. Dit dwong er ons toe om het op een zeer professionele manier aan te pakken. Daarom hebben we onze eigen BVBA opgericht en zo zag Grasvreters het levenslicht.”

Hoe ging de productie in zijn werk?

Olivier Boyen: “Stef en ik zijn altijd complementair aan elkaar geweest. Stef heeft de creatieve kant en is goed op het podium. Mijn hart ligt bij de organisatie. Samen zijn we een goed werkend team. 52 shows op 6 maanden over heel Vlaanderen een potentieel van 10.000 bezoekers. Dan wordt het interessant. Er ontstond een heel marketingsysteem en werkten samen met partners. We zaten met een heel ‘circus’ dat regelmatig moest verhuizen. Sportstories was een format dat elke show veranderde. Elke show betekende andere centrale gasten. Op deze manier kregen we 52 verschillende shows. De logistieke kant was ook niet te onderschatten. Er moest rekening gehouden worden met 14 verschillende agenda’s. Een grote uitdaging maar ik voelde me helemaal in mijn nopjes.”

Sportstories

Welke evenementen organiseerde je verder nog?

Olivier Boyen: “Vanaf mijn 16 jaar organiseerde ik allerlei dingen vooral fuiven toen. Ik ben dit mijn volledige studententijd blijven doen, soms ook wel ten nadele van mij schoolresultaten. Ik denk dat organiseren altijd in mij heeft gezeten. Na elk evenement leerde ik weer iets bij en zo ben ik blijven groeien tot vandaag de dag. Ik doe momenteel veel evenementen voor externen zoals Het Belang Van Limburg, de stad Sint-Truiden, Bilzen,… De organisatie van ‘de provinciale voetballer van het jaar’, ‘de grote voetbalquiz’ van Het Belang Van Limburg en tijdens het EK zorgden we voor grote schermen op de markt van Sint-Truiden en Bilzen zodat we allemaal samen voor de Rode Duivels konden supporteren.”

Stel, er valt iets tegen, hoe ga je er mee om?

Olivier Boyen: “Achteraf evalueren is zeer belangrijk. Neem daar ook zeker de tijd voor. Elke keer leren we weer dingen bij. En natuurlijk staat de wereld niet stil. Je moet je blijven vernieuwen. Ervaring speelt een zeer grote rol. Ik ben van het idee dat iedereen een evenement kan organiseren. Maar je moet het verschil maken in de details.”

Wat zou je zeker nog eens willen doen?

Olivier Boyen: “Ik zou zeker eens willen meewerken aan een evenement met een uitermate grote omvang, om het eens mee te maken. Een Pukkelpop/ Werchter of de Musical 14-18 lijkt me zeer interessant. Bij het begin van Grasvreters hebben we gezegd dat alles plezant moet blijven. Ik heb natuurlijk nog mijn Logistiek bedrijf waarmee ik rekening moet houden. Maar je weet natuurlijk nooit wat de toekomst brengt.”

Most Recent Articles

Neemt AI binnenkort jouw job over?

Creatief aan de slag met videomarketing

What people want: thought leadership

Livestream, een goed idee?

Videomarketing, dé oplossing?

Show more