Give us a like and we'll keep you in the loop.

We use cookies

We use cookies and other tracking technologies to improve your browsing experience on our website, to show you personalized content and targeted ads, to analyze our website traffic, and to understand where our visitors are coming from. By browsing our website, you consent to our use of cookies and other tracking technologies.
Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Kim Reynders: "Communicatie is eerder 'the best of everything'."

Onlangs interviewde ik Kim Reynders, communicatiedeskundige bij gemeente Laakdal. Zij maakte vorig jaar in maart de overstap van het welbekende communicatiebureau RCA naar deze jobfunctie. Ze vertelde enthousiast dat het saaie imago dat rond een gemeente hangt niet klopt en over hoe boeiend en gevarieerd haar job wel niet is!

Kim Reynders — by Riet Montebovi
Kim Reynders — by Riet Montebovi

Dag Kim! Jij bent momenteel communicatiedeskundige voor de gemeente Laakdal. Wat houdt dit precies in?

Ik hou met bezig met de externe en interne communicatie voor zowel de gemeentelijke diensten als de OCMW-diensten. De Vlaamse regering wil dat de OCMW's tegen 2019 politiek en ambtelijk grotendeels samengaan met de gemeenten. De communicatie voor de OCMW-diensten is momenteel nog redelijk beperkt en we werken nog voort op bestaande dingen. Ik ben ook de enige binnen de communicatiedienst, ik heb geen collega's op dit vlak. Maar ik werk natuurlijk nauw samen met de collega's van alle andere diensten, bijvoorbeeld de cultuurdienst, om samen campagnes op poten te zetten. Als Open Monumentendag nadert, dan ondersteun ik mijn collega van cultuur om samen tot uitgewerkte ideeën te komen. Een ander voorbeeld was bijvoorbeeld het pop-up project van de lokale economie. Het oude gemeentehuis van Eindhout staat al een aantal jaren leeg. Om dit gebouw en de verkoop ervan in de kijker te zetten, is het idee gekomen om een pop-up wedstrijd te organiseren voor creatieve en lokale ondernemers. Mieke Dierckx (die tweede werd in Mijn Pop Up Restaurant 2016) was het gezicht van de campagne en mocht er enkele maanden een Mexicaans geïnspireerde bar uitbaten om aan te tonen wat de mogelijkheden van het pand zijn. De wedstrijd werd gewonnen door Neel van Dyck, die er binnenkort Kasteel KaNeel opent, een horecazaak waar je streekgebonden taarten, gebakjes, ontbijt-e lunchgerechten kan eten. Zij mag tot eind dit jaar gratis gebruik maken van de locatie. Samen met mijn collega's zorg ik dan voor het persbericht, de aankondiging op de website en Facebook, een artikel in ons gemeentelijk magazine, enzoverder.

Hoe ben je hier beland?

Heel toevallig. Ik kende de bibliothecaris van de gemeente en hij vroeg of ik iemand kende uit de communicatiewereld om deze job te vervullen. Toen antwoord ik (om te lachen weliswaar): “Ja, ik'!. Daarna hebben we hier nog eens over gepraat en heb ik even alle voordelen op een rijtje gezet: korter bij de deur, flexibele uren, veel mogelijkheden en afwisseling. Even een work-life balance gemaakt. Toen dacht ik: Waarom niet? En nu zit ik hier!

Wat heb je gestudeerd?

Vertaler. Na het middelbaar twijfelde ik tussen verschillende richtingen. Universiteit leek me wat te theoretisch en talen hebben mij altijd aangesproken dus koos ik voor Licentiaat Vertaler. Maar communicatie bleef mij wel intrigeren dus heb ik na mijn studies gekozen om een postgraduaat zakelijke taalbeheersing te volgen aan ed K.U. Leuven. Hier kon ik zelf een studieprogramma samenstellen en koos ik voor vakken zoals Public Relations, Reclame en bedrijfseconomie.

Dan ben ik beginnen solliciteren in de communicatiesector en terecht gekomen bij Alcatel Microelectronics (een telecommunicatiebedrijf) op de communicatiedienst. Dit was toen echt een booming business. Daarna kreeg ik via via de kans om bij het Brusselse communicatiebureau Porter Novelli (toen nog Ellips( te starten. Ik kreeg onmiddellijk veel verantwoordelijkheid en daar heb ik ontzettend veel uit geleerd.

Uiteindelijk bleek het dagelijkse transport naar Brussel een te groot struikelblok en heb ik mijn kans gegrepen bij RCA, wat toen nog een klein bedrijfje was.

PR sprong er dan toch tussenuit?

In het begin bij RCA stond ik samen met mijn 4 PR-collega's in voor pure persrelaties. Maar de laatste jaren waren persrelaties maar een klein van mijn takenpakket en hield ik me meer bezig met corporate communicatie voor bijvoorbeeld Coca-Cola Enterprises, crisiscommunicatie voor verschillende bedrijven en overheidsorganisaties, het geven van mediatrainingen en ook interne communicatie.

Vanwaar de volledige ommezwaai? Want het verschil tussen een vrij groot communicatiebureau en een kleine gemeente is vrij groot, lijkt me.

Zeventien jaar consultancy vergt heel veel. Klanten verwachten veel, je moet je constant aan strakke deadlines houden, … Ik vond het nog steeds leuk om te doen maar het werd tijd voor iets nieuws. Consultancy is elke dag anders en je werkt voor heel veel verschillende soorten klanten maar toch krijg je ook daar een soort routine, een stramien. Altijd pitchen, klanten binnenhalen, voorstellen doen en plannen implementeren. Ook al is het heel afwisselend, na zo een lange tijd is het ook eens fijn om aan de andere kant te staan.

Heb je dan nu nog voldoende afwisseling?

Zeker wel, nog meer afwisseling eigenlijk! (lacht) Bij RCA was het een beetje van alles. Nu doe ik echt alles, van een nieuwe website die vorig jaar gelanceerd werd, tot voorlichtingscampagnes. Sinds de verhuis naar het nieuwe gemeentehuis vorig jaar midden november voerden we dienstverlening op afspraak in. Dat wil zeggen dat burgers voor de meeste diensten enkel en alleen nog terecht kunnen op de gemeente na het maken van een afspraak. Dit is een grote verandering voor burgers dus het was een hele uitdaging op het vlak van communicatie. We moesten de burger een aantal dingen duidelijk maken zoals het feit dat ze bij ons voor heel wat diensten alleen nog terecht kunnen op afspraak. Daarnaast willen we mensen zo veel mogelijk online afspraken laten maken. Dus moeten we hen eerst duidelijk maken: Hoe maak een online afspraak? Het was vooral aanpassen voor ouderen. Zij en burgers die geen toegang hebben tot een computer wilden we zeker ook informeren dat je ook gewoon kan bellen of langskomen om een afspraak te maken. Tot slot wilden we vooral de voordelen van dienstverlening op afspraak naar de burger toe communiceren.

Dit verliep in twee fases. Eerst met een teasercampagne met grote borden in elke gemeente, vloerstickers in het oude gemeentehuis en op onze Facebookpagina. Daarna volgde het tweede deel van de campagne waarbij alle uitleg werd gegeven via artikels in het gemeentelijk magazine, de elektronische infoborden, een huis-aan-huisfolder, een campagnewebsite: www.ikwileenafspraakje.be enzoverder. Daar komt dan ook weer het design bij kijken, alle functionaliteiten, kijken naar wat er haalbaar is op een vrij korte periode. Maar het is heel leuk om te doen! Ondertussen heb ik ook samen met een grafisch bureau de verouderde huisstijl veranderd. Dat was nodig aangezien we in het najaar zowel een nieuwe website hebben gelanceerd als een opgefriste versie van het gemeenteblad. En dan spreek ik niet enkel over lay-out, maar ook over de inhoud, zodat het meer zou lezen zoals een magazine. Dus qua variatie mag ik absoluut niet klagen hier! (lacht)

www.ikwileenafspraakje.be  — by Riet Montebovi
www.ikwileenafspraakje.be  — by Riet Montebovi

Zie je al veel verschil in de communicatie sinds jij hier verantwoordelijk voor bent?

Er was al veel communicatie, maar het was tijd om een aantal dingen te vernieuwen. Vooral de website was gedateerd. Een goede website is heel belangrijk voor een gemeente! we gaan de functionaliteiten van onze website binnenkort nog verder uitbreiden zodat de burger nog sneller en gemakkelijker attesten kan aanvragen, 24/7. Hij moet hier dan zelfs niet meer voor naar het gemeentehuis te komen en krijgt die veilig in zijn mailbox.

Een gemeentewebsite is niet evident: we moeten ongelofelijk veel info geven aan de burgers en dit op een manier die begrijpbaar is voor iedereen. Samen met de andere diensten hebben we ervoor gezorgd dat de nieuwe website een mooi en samenhangend geheel is geworden.

Hoe onderscheidt de communicatie van gemeente Laakdal zich met die van andere gemeentes? Kijk je naar hoe andere gemeentes het doen?

Via KORTOM ben ik in april naar een congres geweest. Daar heb ik uit een voorbeeld van Brugge veel inspiratie gehaald omtrent de verhuis van hun verschillende diensten naar één centrale locatie. Hoe pakken zij dat aan? En dat heb ik geprobeerd te vertalen naar mijn eigen capaciteit en budget. Wij hebben natuurlijk niet zo veel budget als een stad zoals Brugge, maar wij hebben ons best gedaan om met de beschikbare middelen een zo goed mogelijk resultaat te bereiken.

Je merkt weld at gemeentes en steden makkelijker informatie uitwisselen onder elkaar dan bij bedrijven. Bedrijven willen toch nog vooral bepaalde informatie voor zich houden. Maar als ik bel naar een buurtgemeente met een bepaalde vraag, dan helpt iedereen elkaar. We hebben vooral geprobeerd om ons eigen ding te doen op het vlak van onze communicatie. Maar natuurlijk kijk je al eens naar de website van andere steden en gemeenten als je bezig ben met de ontwikkeling van je eigen nieuwe site. Wij doen nooit cosy-paste. Het is eerder 'the best of everything' en dat combineren naar wat voor jou als gemeente werkt. Soms kan communicatie ook heel simpel zijn en heeft het niet veel nodig om de boodschap duidelijk over te brengen.

Hoe proberen jullie intern zo goed mogelijk te communiceren? Want als communicatiedeskundige sta jij toch in contact met zowel burgers als alle andere diensten?

Dit is zeker nog een werkpunt. Ik ben nog nieuw in deze functie en de laatste maanden was het alle hens aan dek met alle veranderingen zoals de verhuis naar het nieuwe gebouw. Voor de interne communicatie zijn er al een aantal kanalen en die verlopen goed. Elke vrijdag is het bijvoorbeeld diensthoofdenoverleg met feedback over de samenkomst van het College van de burgemeester en schepenen de dag ervoor. Elk diensthoofd communiceert die feedback verder naar zijn dienst. We werken ook met een wekelijkse elektronische nieuwsbrief, met daarin alle aankomende projecten.

We moeten zeker blijven inzetten op interne communicatie, vooral naar die medewerkers die niet makkelijk digitaal bereikbaar zijn en met het oog op de volledige integratie van OCMW en gemeente. We starten nu met een oefening om alle interne doelgroepen in kaart te brengen en te kijken welke boodschappen ze moeten krijgen via welke bestaande of nieuwe kanalen.

Soms kan communicatie ook heel simpel zijn en heeft het niet veel nodig om de boodschap duidelijk over te brengen.

Zijn er nog concrete toekomstplannen die je graag verwezenlijkt zou zien in de gemeente?

Social media is zeker een van de punten waar ik dit jaar ook grondig naar wil kijken. Nu hebben enkel een paar Facebookpagina's. Dus ik wil ook eens kijken of het nuttig is om ook naar Twitter te gaan. Maar ook alles eens strategisch bekijken: wat willen we waar brengen? Hoe kunne we onze verschillende Facebookpagina's meer op elkaar afstemmen? Want het is belangrijk om gelijk te communiceren en dezelfde taal te spreken. Ik ben er ook van overtuigd dat LinkedIn zeer nuttig kan zijn op het gebied van Employer Branding. En op hele lange termijn is Instagram misschien ook wel een mogelijkheid voor een kleine gemeente zoals Laakdal.

Is het essentieel voor een gemeente om aanwezig te zijn op verschillende social media?

Idealiter zet je zowel in op online als op offline. Wij hebben ook infoborden die we kunnen aansturen, maar die boodschap is slechts beperkt. Soms heb je onverwachte situaties waarbij online media dan het meest relevant is. Facebook kan vooral heel nuttig zijn om activiteiten te communiceren, zoals lezingen, sportkampen, vakantie-activiteiten, … Burgers raadplegen de website enkel voor praktische zaken zoals openingsuren en vragen in verband met documenten zoals bijvoorbeeld je identiteitskaart. Evenementen op Facebook kunnen ook andere mensen weer aanspreken dus ik denk dat de combinatie het beste werkt.

Als communicatiedeskundige veronderstel ik dat je het nieuws binnen de communicatiewereld op de voet volgt. Via welke kanalen doe je dit?

Momenteel probeer ik vooral op de hoogte te blijven in functie waar ik op dat moment mee bezig ben, dus nu vooral andere gemeentes en hun communicatie. Als ik bezig ben met het creëren van een website, dan ga ik me vooral verdiepen in de wereld van websites.

Daarnaast lees ik veel nieuwsbrieven, bijvoorbeeld die van KORTOM. Ik zit ook al lang in het wereldje en het is altijd fijn om bij te leren dus volg ik ook regelmatig nog opleidingen van die aspecten van communicatie die voorheen niet mijn specialiteit waren, zoals Google Analytics bijvoorbeeld. Als ik nood heb aan iets wat niet mijn expertise is, zal ik ook altijd wel iemand inschakelen, al is het maar adviserend, om mij op het juiste spoor te zetten.

Wat zijn volgens jou momenteel de grootste trends in de communicatiewereld?

Als ik het vanuit de gemeente bekijk: burgers worden mondiger. Dus tweerichtingsverkeer en het communitygebeuren is heel belangrijk. Meer betrokkenheid van de burger genereren. Het is niet evident om dat allemaal te monitoren en daarop in te spelen. Ik denk dat het vooral heel belangrijk is om te weten wat er leeft in je gemeente en om dan via je eigen kanalen de juiste boodschap te kunnen uitzenden. Het lijkt me zeer belangrijk om de vinger aan de pols te houden en dat is zeker iets wat nog altijd kan verbeteren.

Kan je met de communicatie van een gemeente inspelen op die trends?

Ik heb veel inspiratie gehaald uit het boek “De converserende overheid” van Steven van Belleghem. Wij hebben als gemeente Laakdal zo'n 16 000 inwoners die we beschouwen als klanten waarmee we efficiënt moeten communiceren. En communicatie van een gemeente is niet alleen iets van de communicatiedienst maar van alle medewerkers. Want ook dienstverlening aan het loket is communicatie, met als informatie van onze milieudienst.

Nu, het is natuurlijk moeilijk om met ons budget in te spelen op grote trends zoals Virtual Reality. Daarnaast moeten we ook kijken of dit wel een meerwaarde heeft voor ons. Ik denk dat het het belangrijkste is om met de voeten op de grond te blijven en te kijken naar wat het publiek wil. Met de verjonging van ons publiek kunnen we ook meer en meer inzetten op digitale communicatie. Maar ik ben er ook van overtuigd dat een gemeente ook moet inzetten op alle andere kanalen, zoals het magazine nu. Dat is niet iets wat we zo maar kunnen laten vallen. Het is belangrijk om meer linken te leggen tussen de verschillende kanalen.

Tot slot: wat is jouw advies voor afstuderende studenten communicatiemanagement?

Het is heel belangrijk om een goede keuze in je stage te maken, om je goed in te lichten. Het is niet nodig om altijd op de grote namen af te gaan? He moet nagaan of je hier iets kan leren, kijken of je genoeg verantwoordelijkheid krijgt. Je moet je er thuis voelen en het gevoel krijgen dat er een uitdaging voor je klaarligt binnen de communicatiedienst. Dat kan je een goed idee geven van wat je daarna wil doen. Dus tijdens de Handshake zou ik met zo veel mogelijk uiteenlopende organisaties praten en zo nagaan wat er het beste bij je past.

Bedankt voor het leerrijke gesprek, Kim!