Give us a like and we'll keep you in the loop.

Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Master of Incentives: Evelien Schepers

Evelien Schepers, wat een madam! Na een lang parcours van studeren en werken, landde Evelien uiteindelijk bij Event Masters. In november was ze nog in Panama te vinden tijdens een project. Gelukkig had Evelien een gaatje in haar drukke agenda en mocht ik haar gaan interviewen in het hoofdkantoor van Event Masters, gelokaliseerd in Willebroek. Ik vroeg naar haar werk en ook hoe zij dit combineert met haar privéleven. Als evenementmanager in spe is dit wel interessant om te weten.

Evelien Schepers op Facebook. — by Evelien Schepers
Evelien Schepers op Facebook. — by Evelien Schepers

Evelien in het kort:

Leeftijd: 29

Woonplaats: Mechelen

Studies:

Communicatie – afstudeerrichting Reclame, XIOS, Hasselt

Specialisatie Concept & Event, Katholieke Hogeschool Mechelen, Mechelen

Ervaring:

Concentra, Hasselt

New World, Mechelen

Way2Events, Hasselt

Huidig werk: Projectmanager Incentives, Event Masters, Willebroek

Kun je mij eens even uitleggen hoe dit allemaal zo snel is kunnen gebeuren? Dus van Way2Events helemaal naar hier gekomen? Had je hier connecties of …?

(Lacht) Dat is een goede vraag. Ik woonde in Limburg en ik werkte in Limburg. En ik woonde daar graag. Maar het was een beetje te klein geworden voor mij. Ik wou heel graag in een stad wonen. En op mijn 25ste heb ik dan spontaan beslist: “Ik ga naar Antwerpen verhuizen”. Ik was daar goed bij Way2Events, maar ik zat daar zo’n beetje aan mijn plafond. Ik vond dat ik daar niet veel meer kon bijleren of groeien. En ik dacht: dit is nog maar het begin van mijn carrière. Dus waarom ga ik niet hier rondkijken wat de markt te bieden heeft? Er stond een vacature open bij Event Masters, dat was dan voor Tailormade, dus echt voor de events. Maar ik wou het reisgedeelte Incentives niet loslaten. Dus dan hebben ze een job voor mij gecreëerd. (Lacht) En dan ben ik hier in augustus aan de slag gegaan.

Ingang bij Event Masters in Willebroek. — by Stefanie Byloos
Ingang bij Event Masters in Willebroek. — by Stefanie Byloos

Wat vind je het leukste aan je job hier?

Het is sowieso een heel aangename omgeving om in te werken. We zijn ondertussen met 27 werknemers en iedereen is redelijk open-minded omdat de job heel veel flexibiliteit van ons vraagt. Lange uren, lange dagen en weekendwerk, op feestdagen. Als wij zeggen dat wij op woensdag samen gaan lopen onder de collega’s, dan komen wij wat later naar kantoor. Heb je een afspraak met de tandarts, dan plan je dat gewoon in. Dat is geen probleem. Tijdens de vakanties nemen wij ook heel vaak verlof. Het leukste aan de job is de afwisseling. Het is nooit een copy-paste. Op de Incentiveafdeling zit ik 1 à 2 keer per maand in het buitenland. Wat ik heel fijn vind. Zo zie je wat van de wereld. En dat is ook de reden waarom ik het zo graag blijf doen. Het is niet dat ik elke week in het buitenland zit. Dat zou niet haalbaar zijn, er kruipt heel veel voorbereiding in die projecten en die gebeurt op het bureau. Als we geen producties hebben, dan is het een 9-to-5 job. Het kan dan eens zijn dat ik moet overwerken.

Naar hoeveel landen ben je ongeveer al geweest?

Dat gaan er een twintigtal, een vijfentwintigtal zijn. Niet zo superveel, maar zo lang zit ik ook nog niet in de sector. Maar mijn collega bijvoorbeeld, die is al naar 118 landen geweest. Die is ondertussen ook wel al 63 en die doet die job al van zijn 20 jaar.

Nu iets helemaal anders. Wat zijn volgens jou de belangrijkste eigenschappen die iemand moet bezitten om in deze sector te kunnen overleven?

Stressbestendigheid, maar dat leer je te zijn. Dat is een proces. Ik weet nog in het begin van mijn carrière, toen kon ik heel zwaar tillen aan bepaalde dingen. Kon ik daar echt nachten over wakker liggen. Ziek zijn, erover piekeren. Maar je leert dat met de ervaring te relativeren. Je weet dan dat dat in orde komt. En er zijn ook soms dingen waar je zelf totaal niets aan kan doen, die buiten je wil om gebeuren. Dat moet je dan ook loslaten. Wat je ook leert, is dat stress ook heel productief is. Dat je het kan analyseren en dat je dat kan onderdrukken. Je moet gewoon rustig blijven en zien als plan A niet werkt, er nog altijd B, C, D… zijn. Er zijn nog altijd 26 letters van het alfabet die je kan afgaan.

Je moet erdoor gepassioneerd zijn. Anders hou je het niet vol. Het vraagt heel veel van je. De collega’s die hier in deze vleugel zitten, zijn mijn collega’s van Teambuilding. Zij zijn met zes. En die hebben op 14 en 15 december 15 events. Op twee dagen tijd. Dus dat is ontzettend druk. Die dagen zelf, maar ook in de voorbereiding. En zelfs daarna, want jouw ander werkt blijft ook liggen. De dagen daarna moet dat terug gerecupereerd worden. Als je dat niet graag doet, dan ga je daar niet gaan staan. Dan kom je ook niet over naar de klanten toe. En het is ook heel belangrijk, want voor elke klant is dat zijn project. Dat is zijn evenement, zoals jullie jullie evenement hebben. Dat evenement organiseren, dat is voor jullie superbelangrijk. Die klant weet niet dat jij elke maand 2 à 3 van die evenementen hebt en elke klant zijn evenement heel belangrijk vindt.

Dan, gezond boerenverstand. Ze geven daar allemaal opleidingen over en dat is heel goed en je leert daar heel veel uit. Maar als je iemand hebt die bijvoorbeeld bij de Chiro zit en die jaarlijkse Chirofuiven organiseert, die heeft dat gezond boerenverstand. Die weet “Ok, we moeten een locatie hebben. We moeten zien dat er drank is, we moeten zien dat er vuilniszakken zijn, we moeten zien dat er security is” bij wijze van spreken. De logische dingen, daar moet je over nadenken en dan kom je al heel ver.

Inkomhal Event Masters in Willebroek. — by Stefanie Byloos
Inkomhal Event Masters in Willebroek. — by Stefanie Byloos

Heb je al eens gedacht: “Nu stop ik ermee, nu ben ik het beu”?

Goh, nee. Omdat ik het altijd zo graag ben blijven doen. Zijn er momenten geweest waar ik gevloekt heb of dat ik dacht “Verdorie, hoe kan dit nu”? Absoluut. Ik heb ooit problemen gehad met een hotel voor een evenement in Barcelona. Wij waren voor 200 kamers aan het zoeken in mei. Het bedrijf ging eerst naar Malta. Totdat ze in december mij laten weten dat ze niet met meer dan 10 personen op één vliegtuig mogen zitten. Wat maakt dat je dan 20 vluchten moet hebben op twee dagen, heen en terug. Op Malta? Forget it. Je hebt alleen maar Brussel, Charleroi, Eindhoven, Maastricht en Amsterdam om uit te kiezen. That’s it. Dus dan zijn we met een alternatieve bestemming gekomen: Barcelona. In februari zijn we dan daar geweest. De klant was er helemaal van verkocht. We tekenen het contract. Het hotel laat op zich wachten. Een week, anderhalve week, twee weken. Dus bellen, bellen, bellen. Die zeggen: “Ja, we hebben een probleem. De andere klant is een farmaceutisch bedrijf en in hun contract staat dat de andere gasten in het hotel geen gevaarlijk bedrijf mogen zijn”. En mijn eindklant was van GTI, de sigaretten. Die mochten niet samen in één hotel. Ik moest in februari, terwijl de klant het allemaal al had goedgekeurd, een nieuw hotel gaan zoeken dat de capaciteit had voor 200 man, dat de klant even mooi vond en dat binnen het budget paste. Dus wij kwamen heel onprofessioneel over, terwijl we daar helemaal niets aan konden doen. Dat zijn wel van die momenten dat ik denk van “Foert, laat het nu maar allemaal zitten”. Nu, je vindt altijd een oplossing. We hebben een heel mooi alternatief hotel gevonden in Barcelona, waar de klant heel tevreden over was. Maar het kost wel energie en je moet altijd wel terug kunnen opladen. Daarom dat ik ook zei: als je die passie niet hebt, dan hou je het niet vol.

Hoe zou jij snel je weekplanning omschrijven?

(Lacht) Dat is heel moeilijk. Ik kan zeggen dat wij standaard op maandagmiddag een teammeeting hebben. Dan zitten we ook voor die meeting of na die meeting samen met onze afdeling. De rest kan ik je niet standaard zeggen. Deze week heb ik geen producties, dus dat gaat elke dag van 9 tot 6 zijn. Dat is bureauwerk: werken aan offertes, offertes opvolgen, budgetten opstellen, voorbereidingen van projecten. Ik zit dan ook één keer per week samen met mijn rechtstreekse collega, die mij helpt met alle offertes enzovoorts. Dat is eigenlijk een standaard week zonder producties. Is het met producties, dan is het evenement en moet je daar aanwezig zijn en alles van A tot Z corrigeren.

Zou je deze job je hele leven kunnen doen?

Zeg nooit nooit. Mijn collega zegt al genoeg, denk ik. Als die drive er is, die passie er is, dan denk ik het wel. En ik zou ook graag nog een stukje meer van de wereld willen zien. Maar er moet afwisseling zijn. Als je voor de dertigste keer naar Barcelona moet, dan wordt het misschien saai. Maar daar zit dan ook weer de uitdaging voor onszelf. Ik maak niet graag copy-paste programma’s. En als een groep mij vraagt hetzelfde te doen, dan probeer ik daar toch altijd iets anders van te maken. En elke groep is ook weer anders. Ik denk wel dat ik dit mijn leven lang kan blijven doen.

Evelien heeft mijn inzicht in het eventlandschap enorm vergroot. Het is leuk als toekomstig evenementmanager te weten hoe je leven na je studies eruit kan gaan zien. En ze heeft mij laten inzien dat ik mijn stressbestendigheid nog verder moet ontwikkelen. Wat een verhalen! Evelien is een vrouw met pit en met dromen. En ze heeft nooit schrik gehad om deze na te lopen. Evelien is iemand waarnaar ik opkijk en ik denk dat we nog veel van haar gaan horen in de eventsector.

This article was originally published on @stefaniebyloos