Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Overheid aan de slag met digitale formulieren

Digitale formulieren 2.0
Digitale formulieren 2.0

Wanneer mensen denken aan de overheid wordt dit vaak geassociëerd met lange wachtrijen of moeilijke procedures online. Kunnen we deze processen vergemakkelijken door dit online te laten verlopen aan de hand van digitale formulieren?

Als we kijken naar commerciële bedrijven zoals Netflix, kan je makkelijk klant worden. De procedure is heel eenvoudig, snel en verloopt helemaal digitaal. Je hebt letterlijk een contract in slechts 5 klikken.

Waarom is een aanvraag dan bij een van de belangrijkste organisaties van Belgie, de Vlaamse overheid, voor ons een proces waar we tegen op kijken? Als we een bouwvergunning willen aanvragen moeten we eerst onze weg vinden op een overvolle website, meerdere digitale formulieren indienen om dan alsnog naar de gemeente te gaan om het formulier af te halen. Als hiermee de kous af is mag je je al gelukkig prijzen want de meerderheid van mensen ervaren fout ingediend werk, onduidelijke juridische teksten of lange wachtrijen aan de balie. Dit kan makkelijker! Door gebruik te maken van digitale formulieren, maar wat zijn digitale formulieren?

Digitale formulieren

Alles is momenteel digitaal, van je wasmachine tot je wekker. Technische specialisten hebben het mogelijk gemaakt om technologie te integreren in dagelijkse voorwerpen, en dat alles om je leven een stuk makkelijker te maken maar wanneer mensen denken aan digitale formulieren zijn ze niet altijd zeker hoe deze werken of waarvoor ze gebruikt worden.

Evolutie van papieren formulier naar digitaal formulier
Evolutie van papieren formulier naar digitaal formulier

Ondanks dat we momenteel niet meer zonder technologie kunnen leven, worden formulieren gelinkt aan papier. Waarom zetten je wekker en je horloge de stap naar de digitale eeuw wel, maar zijn we wat conservatiever op het gebied van papieren formulieren? Saartje Verhoogen van Vera streeft ernaar om deze houding te veranderen: er is geen reden om papier te verspillen aan formulieren want we kunnen heel dit proces online laten verlopen. Dan dragen we bij aan de planeet en ervaren we meerdere voordelen. Er is geen gedoe meer met onleesbaar geschrift, de informatie wordt veilig opgeslagen en je hoeft nooit meer een formulier in te scannen.

Maar nu verwacht je waarschijnlijk dat er een addertje onder het gras zit, want anders had de overheid dit proces al lang ingevoerd. Hoeveel zou deze digitalisering kosten? Het antwoord hierop is dat dit helemaal gratis kan. Er zijn meerdere organisaties die gratis hulpmiddelen bieden om formulieren te ontwikkelen.

Taal

Het is belangrijk dat je de taal spreekt van je publiek. De taal moet vriendelijk zijn, de mensen die je website bezoeken willen zich welkom voelen, dit kan aan de hand van boodschappen: je bent goed bezig of je bent er bijna. We weten ook dat mensen niet graag lezen, als je een formulier wilt indienen wil je niet eerst een halfuur alle details lezen, daarvoor bestaan hyperlinks! We kunnen besluiten dat een formulier aantrekkelijk moet zijn! Je laat best ook nalezen door collega’s zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.

Wat is dan de toekomst voor de overheid? Alles online en gemakkelijk laten verlopen met een moderne website die aantrekkelijk is en waarbij dubbel werk niet meer bestaat.

Saartje Verhoogen in het Vlaams Parlement op de Dag van de Digitale Communicatie over digitale formulieren
Saartje Verhoogen in het Vlaams Parlement op de Dag van de Digitale Communicatie over digitale formulieren