Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Social media en events: de perfecte match?

Of je nu een klein evenement organiseert, een festival, een chirofuif, een netwerkevent of een beurs waar duizenden mensen naartoe komen, social media zijn een ideale manier om interesse te wekken voor een evenement en die interesse ook levendig te houden. Dit niet enkel voorafgaand aan je event, maar ook tijdens tot ver na je event. Maar kan je event er staan door enkel gebruik te maken van social media? Ik vertel jullie er graag meer over aan de hand van het evenement dat wij zelf moesten organiseren, en hoe mijn team en ik dit aanpakten.

Facebookbanner Extrema@PXL
Facebookbanner Extrema@PXL

Timing is everything

Hoe sneller je begint met je eventcampagne, des te groter de slaagkans van je event. Onze docenten konden ons hier niet genoeg op wijzen toen we zelf een evenement moesten organiseren in het tweede jaar communicatiemanagement. Door omstandigheden moesten mijn team en ik enkele keren van event veranderen. Na veel bloed, zweet en nog net geen tranen zijn we tot Extrema@PXL gekomen. Uit deze ervaring kan ik zeggen dat social media enorme voordelen kan hebben voor je event. Zonder social media was ons event bijlange niet zo’n succes geweest.

Target your audience

Bij het promoten van je event is het zeer belangrijk dat je nagaat waar jouw doelgroep mee bezig is. Ga op onderzoek uit. Met welke kanalen is jouw doelgroep voornamelijk bezig? Zijn ze voornamelijk online, of appreciëren ze ook offline middelen? Waar kan jij jouw doelgroep het best bereiken? Wat zijn hun interesses? Eens je dit hebt gedaan, kan je zelf kijken welke middelen voor jou haalbaar zijn.

Social media kan er onder andere voor zorgen dat je een betere relatie hebt met je doelgroep. Onze doelgroep? Studenten, en vooral die van Hogeschool PXL. Ideaal dus om sterk in te zetten op social media, en met succes.

Social media was wel cruciaal voor ons eigen event. We konden dan ook maar zo’n drie weken op voorhand starten met onze eventcampagne, veel te weinig tijd! Onze campagne startten we met een top topical, Pasen, om toch al wat van ons te laten horen. Ook met betaalde advertenties op Facebook geraak je ver. Je kan er perfect jouw doelgroep in mee selecteren en bereiken. Zeker het overwegen waard bij je volgende event!

Crossmedia?

Een week voor het event, ja één (!), konden we eindelijk onze flyers en posters gaan verdelen. We zijn op veel verschillende plaatsen geweest, en kregen ook goede respons. Want Extrema Outdoor komt naar Hogeschool PXL!

Naast de posters en flyers, maakt we nog gebruik van andere online- en offlinemiddelen. Voor ons event organiseerde we ook een kledinginzamelactie voor het goede doel. In het hoofdgebouw van onze school hingen we wasdraden op met onze posters en enkele tweedehandskledingstukken. Deze offline acties deelden we ook op onze online kanalen, en zo begonnen studenten echt weet te krijgen van Extrema@PXL. Hier hing ook een wedstrijd aan vast: degene met de meeste tweedehandskledingstukken kon een duo-ticket voor Extrema Outdoor winnen. Door deze wedstrijd online bekend te maken, creëerden we offline ook veel respons.

Enkele dagen voor het event kregen we het voor elkaar om een persbericht voor Extrema@PXL te laten publiceren in Fuzz Magazine. Nog een extra online kanaal, dat dan ook nog eens erg hoog staat aangeschreven.

Stay in touch

Tijdens de opbouw postten we enkele foto’s op Facebook om het publiek te laten weten dat wij hard aan het werk waren om iedereen een fijne namiddag te beloven. De ochtend van het event haalden we in een Facebookpost nog even aan wat de studenten die namiddag konden verwachten. Zo hebben we de hele dag door iedereen op de hoogte gehouden van wat er gaande was tijdens het event. Daardoor konden afwezigen toch nog mee volgen, of nieuwsgierigen toch nog een kijkje komen nemen.

Don’t go ‘out of touch’

Na het evenement bedankten we via social media alle aanwezigen, evenals iedereen die dit evenement met ons wist te realiseren. Onze fotograaf postte diezelfde avond de foto’s op onze Facebookpagina. De winnaar van de kledinginzamelactie maakten we een week later bekend. Zo bleven we ook nog een week lang de aanwezigen teruglokken naar onze Facebookpagina.

Bedank-foto op Facebookpagina Extrema@PXL
Bedank-foto op Facebookpagina Extrema@PXL

Dus al bij al, neen, het succes van een evenement rust niet volledig op social media. Denk crossmediaal en integreer online én offline communicatie. Ga voor een 360°-benadering, en vergeet daarbij de klassieke kanalen niet. Bepaal vooraf de doelen die je met social media wil bereiken, en van welke kanalen jouw doelgroep gebruikmaakt. Op die manier kan je gericht te werk gaan. Zorg er ook altijd voor dat je voor, tijdens en na het event goed communiceert met je publiek.

This article was originally published on @elineverhelst