Give us a like and we'll keep you in the loop.

We use cookies

We use cookies and other tracking technologies to improve your browsing experience on our website, to show you personalized content and targeted ads, to analyze our website traffic, and to understand where our visitors are coming from. By browsing our website, you consent to our use of cookies and other tracking technologies.
Magazine met nieuws uit én over communicatieland. Geschreven door studenten en docenten van de opleiding Professionele Bachelor Communicatiemanagement van Hogeschool PXL.

Zonder sponsors geen evenementen

De evenementenwereld blijft maar steeds groeien. Bijna iedere dag kan je wel ergens iets beleven. Een evenement opstarten is niet gemakkelijk en al helemaal niet goedkoop. Wil je dat jouw evenement een succes is? Ga dan op zoek naar sponsors. Tijdens Festivak op 7 november deelde Kurt Cosijns zijn gouden tips uit over hoe een goede sponsorwerving werkt en eruit ziet.

by Lisa Van Hove
by Lisa Van Hove

Kurt Cosijns heeft al meer dan 10 jaar ervaring in de sector van sponsoring en evenementen, marketing en communicatie zowel op niveau van B2C als B2B. Samen met Sam Vloeberghs is hij oprichter van ‘SponsorMatch’. Zij zoeken voor jou de geschiktste sponsors en helpen jouw evenement een succes worden. In een korte, leerrijke presentatie geeft hij tips en tricks over sponsorwerving. Verder verdiept hij je in de termen “zachte” en “harde return” voor sponsors en partners.

Sponsoring, een eeuwige zoektocht

Sponsors zoeken is niet gemakkelijk en een zeer tijdrovend proces. Toch kan je hier best wat tijd voor vrij maken. Sponsoring is namelijk één van de weinige inkomsten waar je tijdens je evenement zeker van bent. Je loopt geen risico zoals bij een slechte ticketverkoop of een minder succesvolle drankverkoop. Als startend evenement kan je best op zoek gaan naar 50 % sponsoring om je kosten te dekken. Eenmaal je evenement een succes is kan je het sponsorprocent halveren.

“Sponsors trekken andere sponsors aan.”

Sponsors wie zijn ze

In Vlaanderen sponsort 85 % van de winkeliers evenementen in hun buurt en 70 % hiervan sponsort meer als 500 euro op jaarbasis. De belangrijkste reden dat een merk sponsoring geeft is het creëren van awareness en visibiliteit, verhogen van de merkloyaliteit en het versterken of hernieuwen van het imago. Het is dus belangrijk te weten welke reden jouw potentiële sponsor heeft. Zo kan je een voorstel op maat maken.

3, 2, 1 START

Hoe ga je nu starten om de juiste sponsors te vinden?
Begin tijdig aan je sponsors te denken. 12 Maanden voor je evenement start moet je beginnen brainstormen welke mogelijkheden er zijn. Bouw je netwerken en kijk wie er bij jouw evenement past. Na drie maanden heb je voldoende informatie en ga je de eerste versie van je sponsorvoorstel opmaken. Werk dit volledig uit, maar laat ook ruimte om de sponsor zelf te laten kiezen wat hij wil. Wanneer je contract klaar is ga je de gekozen sponsors aanspreken. Je zorgt dat je alles (zoals website, banner, poster en flyers) aanpast als je een sponsor binnenhaalt. Drie maanden voor jouw evenement moeten alle sponsors gevonden zijn. Het is vanaf dan de bedoeling dat je hun merken voldoende visibiliteit geeft en je alle beloftes nakomt.

Elementen die in je sponsordossier moeten staan. — by Lisa Van Hove
Elementen die in je sponsordossier moeten staan. — by Lisa Van Hove

Zachte of harde return

De zachte return is de return die de sponsor op z’n minst mag verwachten rond visibiliteit. Dit is ongeveer 65 % van het sponsorbedrag. Voorbeelden van zachte return zijn: advertentieruimte, logovermelding, sponsorstand, product placement, sponsor activatie en exclusiviteit.

De harde return is de return die de sponsor terugkrijgt in directe (fysieke) waarde. Dit is ongeveer 35 % van het sponsorbedrag. Voorbeelden van harde return zijn: toegangstickets, vipplaatsen, catering, ingerichte stand en drank tickets.

Lokaal of regionaal

In elk sponsorcontract geef je de handelaar de keuze uit drie verschillende pakketten. Bij de lokale handelaar is het bedrag veel lager dan bij de regionale. Het varieert tussen de 100 en 500 euro die je kan vragen. De lokale handelaar ga je meer zachte dan harde return geven. Onder de 300 euro geef je ongeveer een zachte return van 80 % en een harde return van maar 20 %.

Ga je op zoek naar regionale sponsors dan kan je gemakkelijk tussen de 1000 en 3000 euro vragen. Hier is de zacht en harde return bijna eerlijk verdeeld. De zachte return is maar maximum 15 % hoger dan de harde.

“Stel een sponsordossier op volgens het kiss-principe, maximum drie pagina’s en laat ruimte voor een voorstel op maat.”

De zeven hoofdzonden bij sponsorwerving en tips om ze te voorkomen

1. Te laat beginnen aan de zoektocht naar sponsors.

Maak een goede planning welke sponsor je wanneer gaat aanspreken. Hou je aan de tijdnorm. Drie maanden voor je evenement moet de sponsorwerving klaar zijn.

2. Geen digitaal (marketing) plan.

Hou de uitleg kort en probeer visueel materiaal te bieden. Ga op zoek naar wat de sponsor online doet en speel hier op in.

3. Sponsorpakket biedt enkel visibiliteit.

Bedrijven sponsoren niet meer voor alleen hun logo ergens te mogen plaatsen. Voorzie in je dossier minsten drie creatieve ideeën die je aan de sponsor kan bieden. Speel in op wat zijn doelgroep wilt en verwacht van het merk.

4. Geen brand- of sponsorfit met de gezochte sponsor.

Zorg voor een link tussen jouw evenement en je sponsor. Zoek de waarden en normen van de sponsor en kijk of deze bij jou passen.

5. Enkel mondeling een afspraak of overeenkomst gemaakt.

Met alleen een mondelinge overeenkomst kan je wel eens in de kou blijven staan eenmaal je het geld van de sponsor nodig hebt. Zorg dat je alle regels en afspraken vastlegt via een contract. Zo vermijd je misverstanden.

6. Te grote beloftes maken

Let op dat je geen beloftes maakt die jou geld gaan kosten in plaats van geld opbrengen. Maak vooraf een goede berekening wat haalbaar is voor jou.

7. Geen communicatie meer zodra het sponsorgeld binnen is.

Bepaal op voorhand wanneer je wat gaat communiceren met je sponsor. Vraag of hij tevreden is en of hij klachten heeft. Een sponsor die zich goed voelt is iemand die op langere termijn een vaste partner kan worden.